6. 公開処理、ワークフローと共同作業

6.1. 基本公開状態

Ploneの公開処理は、アイテムを非公開あるいは公開にするための高い柔軟性を備えています。

フォルダ、イメージ、ページなどのあらゆるコンテンツタイプの編集パネル右上にあるメニューが公開状態を管理するメニューです。ここで公開状態を設定します。

サンプル画像の非公開とその下のメニューでわかるように、メニューの先頭はそのコンテンツの現在の公開状態を表しています。非公開はコンテンツを作成した時（画像をアップロードしたり、ページやニュースアイテムを追加した時）の最初の状態です。名前の示す通り非公開状態とは、一般にそのコンテンツがサイト訪問者には提供されないことを表します。

メニューから「公開する」を選択することで、サイトを訪れた訪問者（匿名の一般の訪問者）にそのコンテンツを提供できるようになります。公開メニューの「提出する」は下記にあるような、コンテンツを公開する為に承認を受ける必要がある編集者によって使用されます。

その反面、明示的に公開されるまで出現しないことを期待しているニュースアイテムやイベントのようなコンテンツタイプで避けられないとても重要なものです。

公開状態はとても重要！　と覚えておきましょう

公開状態は必要な権限を持つアカウントを持つユーザーによって変更することができます。状態メニューの選択肢は存在する（アカウントに設定された）権限によって反映されます。例えば、大きな新聞社のサイトでは、あるレポーターがニュース記事を追加することができますが、状態メニューには「公開する」がありません。なぜなら、そのレポーターは公開の前に編集スタッフの承認を得るために提出する必要があるからです。もしあなたのアカウントに権限があるなら、「公開する」がメニューの選択肢に現れ、ワンステップで簡単に公開することができます。

編集者にとって、提出されたコンテンツアイテムは明確にどちらかの公開されるか却下されるかもしれません。なぜならそれはその場所あるいは修正の必要なコンテンツアイテムというもっとよくある理由による不適切な提出だからです。

コンテンツの公開後にそれを取り消したい場合、状態を公開ドラフトまたは非公開に戻すことで取り消しできます。状態メニューの選択肢は権限に応じて変わります

取り消す（公開していない）あるいは非公開設定の、何らかの理由でもう使われていないあるいは不必要になったいくつかのコンテンツを考慮しなければいけません。非公開設定は公開ビューを持ち検索結果に現れます。しかし、テキスト、イメージなどのコンテンツは後で必要になるかもしれないので保存しておきたいこともあるでしょう。これは繰り返されるかもしれないあるいは独特な創造のイベントに関連づけられるコンテンツに特に当てはまります。

削除するか非公開にするかの決定はローカルコンピューター上で内容が外の場所に存在するかどうかに依存するかもしれません。コンテンツがディスク容量をとる大きなサイズで、ウェブサーバーの容量が問題であるなら、削除する前にローカルに保存されていることを確認しておきましょう。

6.2. 高度な設定

「高度な設定」にある公開システムは日付とコンテンツ単位での設定が可能です。

状態メニューに「高度な設定」があります

「高度な設定」のパネルを表示したところ

パネルの最初の説明の下にあるコンテンツのチェックボックスは公開状態を変更するためのものです。ここでは「Long-tailed Skipper」フォルダの状態を変更します。

次のアイテムを含むフィールドはこのアイテム（「Long-tailed Skipper」フォルダ」）だけに作用するようにするか、それを含むサブフォルダーや他のアイテム全てに作用するかどうかのチェックボックスです。このチェックボックスは重要です。WEBサイトの全てのセクションが閲覧可能かどうかの状態を簡単に変更することができます。例えば、「Long-tailed Skipper」フォルダは4つのサブフォルダである、写真、説明の形式、分類履歴とその説明を含み、これらの最初のコンテンツを作成するまでの間、非公開状態とできます。準備ができたら、このチェックボックスにチェックを入れ、状態を「変更しない」から「公開する」にして保存すると、全てを瞬時に公開することができます。

また、全てのセクションを直ちに非公開にすることもできます。例えば、レンタカー会社が保有車両からある車種をはずす事を決めたら、サイトに掲載されているこの車種に関するサブフォルダ内の全ページ、画像やファイルのセクション全体を非公開にすることができます。

次の2つの日付フィールドは発行日時と終了日時です。表記の通りの機能です。これらのフィールドで時間を設定して、あるアイテムまたはアイテム類の公開期間を設定することができます。

コメントに記入すると状態変更の影響をうけた全てのコンテンツに説明をつけることができます。この機能は複数のスタッフでWEBサイトに取り組んでいるときに役立ちます。それほどWEBサイトの領域に詳しくない人は、内容を見てそれがなぜ発行されないのか理解できません。「この情報はいいように見えるのに何故公開されていないのか?」と不思議に思います。そんなときに「ここに記述された内容に関する著作権問題についてリチャードがチェックするまで公開しないで」のようなコメントが目に入ります。コメント欄はセンシティブな情報を扱うときにともて役に立ちます。あなたがWEBサイトで作業している唯一の人であっても、どうしてこの公開状態としたのかを後から知る手がかりになります。

最後に、画面一番下に利用可能な状態の選択があります。どれを選択するかは、その項目の現在の状態によります。
例えば、コンテンツが現在公開状態にあるならここでは「公開する」は選択できません。また現在非公開状態なら「非公開にする」を選択することはできません。既に公開されているなら、この最後の部分には非公開にするための「撤回」と「差し戻し」を選択でき、「公開ドラフト」または「非公開」に戻すことができます。

 公開状態の制御については Plone 2 のビデオを見てください。

6.3. ワークフローポリシー

ワークフローポリシーで、サイトの管理者は、ロールを設定した異なるユーザーに対して、ステップバイステップで情報の公開とコンテンツ管理を制御するシステムを用意することができます。

ワークフローは高度なテーマです。ワークフローを利用することにより、コンテンツ制作、レビュー、および公開のプロセスをさらに厳格に管理する流れとすることができます。もしあなたが典型的な小さなPloneサイトにユーザーアカウントを持っているなら、洗練された高度なワークフローの必要はないので、おそらくワークフローポリシーに触れることはないでしょう。しかし、Ploneにこの機能が組み込まれているので利用するチャンスはあります。ワークフロー概念への導入として、新聞社のスタッフの別々のグループに分かれてWEBサイトに関わる例を考えてみましょう。

レポーター
記事を作成することができる、しかし審査のための提出をする権限のみ

編集者
記事を審査できる、しかし完全な公開はできない。さらなる承認の為に記事を編集し上流の審査に送ります。

原稿整理編集者
最終的な記事チェック、修正と審査、そして記事を公開していきます。

「ワークフローポリシー」（簡単に「ワークフロー」とも簡略することも）は、状態を変更する時に異なった人々のグループのための規制について記述します。いったんワークフローポリシーが生成したら、そのルールをWEBサイトのある領域に適応する必要があります。新聞社サイトの例では、ワークフローポリシーは新しいニュースを追加を担当するレポーターのフォルダに適応されるでしょう。そしてレポーターは文章を作成し審査と承認のために提出することになります。

レポーターはサイトに記事を加えて提出します（彼らには「公開する」という選択はありません）。編集者は、記事を校正したりあるいは却下するかもしれませんし、最終的な校正と公開の為に原稿整理編集者へ記事を提出します。この新聞社の例では、このポリシーは「編集校正ポリシー」とでも呼ぶことができます。ワークフローポリシーの設計はポリシーを定義し、サイトの特定に場所に適応することです。それはサイト管理者の仕事にならいます。管理者はPloneのコントロールパネルを使って「編集校正ポリシー」をサイト全体特定のサブセクションに適応します。

Ploneはいくつかの役に立つワークフローポリシー（デフォルトは単純公開ポリシー）を備えています。サイトの管理者はもっとコミュニティベースのWEBサイトや企業のイントラネット向けといった独自のポリシーを必要とするかもしれません。そうなら、公開までのステップにおける各処理を学ぶ必要があるでしょうが、それはデフォルトで実装している基本的ワークフローの延長でしかありません。

6.4. 共有を通しての共同作業

共有タブは実装済みのロールを使用して他のユーザーと共同を実現します。

例１：自分が作ったフォルダに他のユーザがコンテンツを加えることができるようにする
この例では、Jane Smytheが自らのPloneサイトにアクセスするすべての権限を持っています。彼女はサイトのどこにでもコンテンツを追加、編集、削除そして公開することができます。彼女は「資料」フォルダを作成し「 企画概要」を 1ページ追加しました。彼女はまだフォルダもドキュメントも公開していません。このPloneサイトのデフォルトワークフローは変更されていません。

彼女は同僚のGeorge Shrubbに「資料」フォルダにへンテンツを追加させたいと思っています。彼は既存のコンテンツの編集権限がありますが、彼女は彼にコンテンツを追加し始めることができるようにする必要があります。Janeと一緒に流れを見る前に、GeorgeがこのPloneサイトにログインしたときにできることをチェックしましょう。

今のところJaneが「資料」フォルダを作成して非公開の状態にあるので、Georgeは資料フォルダを見ることさえできない点に注目してください。全てのデフォルトの権限は決められた通りの動作をしています。

JaneはGeorgeに「資料」フォルダにコンテンツを追加するのに必要な権限を与えます。

Janeは「資料」フォルダに行き、共有タブをクリックします。

最初に気づくのはJaneはこのフォルダを利用可能な権限を既に持っていることです。これらの権限はグリーンのチェックマークが示す通りこのサイトの上位から実際に与えられていました。

利用可能な権限を注意深く見てください。以下の通りです。

• 追加可能　-　この権限の時の意味は、ある特定のユーザーまたはユーザーのグループが新しいコンテンツアイテムを追加することができることを意味します。そして、そのユーザーがコンテンツアイテムの作成者でもあるので、自由に編集することができます。
• 編集可能　-　フォルダにこの権限が与えられているとき、ユーザーはフォルダの編集（タイトルと説明）だけはできませんが、フォルダ内のアイテムはどれでも編集ができます。しかしながらユーザーはどのコンテンツも削除は許可されていません。ページにこの権限が与えられているとき、ユーザーはフォルダ内でそのページと他のアイテムの編集だけが可能となります。
• 閲覧可能　-　この権限はユーザーがコンテンツを見ることはできるが、いかなる変更もできないフォルダやその他の項目に使用します。

• レビュー可能　-　この権限が与えられている時ユーザーは作成されたコンテンツを公開できます。

【註釈】この権限はデフォルトワークフローの権限で上書きされます。例えば、もし非公開ページの閲覧権限を持つユーザーなら非公開でもページを見ることができます。

この例ではJaneはGeorgeに「資料」フォルダにコンテンツを追加することができる「追加可能」の権限を与えるでしょう。まず彼女は彼の名前を使って検索します。

Janeは「資料」フォルダにGeorgeのために特定の権限を追加できます。「追加可能」の権限を与え、保存をクリックします。

それで設定完了です。変更後、Georgeがどのようにサイトにアクセスできるか見てみましょう。

【註釈】Georgeはログアウトしてログインし直す必要はありません。Ploneサイトでは、ユーザーがコンテンツを操作する（リンクをクリックしたりする）度に権限のチェックが行われるため、常に最新のアクセス権限が適応されます。

Georgeが（例えば）サイトのビューを更新するために「ホーム」タブをクリックすると「資料」フォルダがメニューに表示されます。

Georgeが「資料」タブをクリックすると、彼は「資料」フォルダの全てのコンテンツを見ることができ、さらにメニューに「新規追加」があることで今後フォルダにコンテンツタイプを追加することができることがわかります。

GeorgeはJaneが既に作成しているコンテンツを見直したいと思い「企画概要」をクリックして見ます。

Georgeは既存の書類を見る事ができる一方、彼の限られた権限では、それを編集または状態を変更することは許可されまていません。ドキュメントを閲覧する以外に彼ができる唯一のことは自分専用のコピーを作ることです。ここでGeorgeは「ウィジェットインストール」というページを追加しページコンテンツを作成します。保存が完了すると：

JaneはGeorgeの制作物を見てみます。「資料」タブをクリックすると、Georgeが本当にまだ作業中なのがわかります。詳細を見るために「ウィジットインストール」ページをクリックします。

JaneはGeorgeが作成したページにフルにアクセスする権限を持っていることに注意してください。彼女はカット・コピー・ペーストして編集できます。でも彼女は今このページで何かをする前にGeorgeがレビューのためにこのページを提出するのをまつことでしょう。

例２：自分が作成したコンテンツを他のスタッフに編集させます

JaneとGeorgeの二人は「資料」フォルダに何ページも作る大変な仕事を持っています。Janeは「資料」フォルダと何ページかを公開しました。

Janeは「資料」フォルダの全ての編集（しかし、公開しない）権限をGeorgeに引き渡すことにしました。そこで「資料」フォルダに戻り、共有タブをクリックします。

ここで彼女は「編集可能」のチェックボックスをチェックするだけで、Georgeは「資料」フォルダを含む「資料」フォルダ内の全てのコンテンツを編集できるようになります。Georgeが次にこのフォルダに訪れてJaneが作成したページの「企画概要」をクリックすると、以下の状態を見ることになります。

今やGeorgeは誰がいつ作成したコンテンツかに関わらず「資料」フォルダ内のどのアイテムも編集することができるようになりました。

そうこうしている間に、MollyがGeorgeの新しいチームメンバーに加わりました。GeorgeはMollyが「ウィジェットインストール」資料の更新を行えるようにします。「ウィッジインストール」の共有タブへ行き、そしてMollyをユーザー名ではなく名前で検索し、この資料の「編集可能」権限を与えます。

次に、Mollyが「資料」フォルダに行くと、彼女は編集を許可された2つの公開されたアイテムと非公開のアイテムを見ることになります。

実際、彼女が「ウィジェットインストール」資料をクリックすると、彼女はそれを編集することができます。

しかしながら、他の2つのアイテムを選択しても、彼女は編集を許可されていません。追加アクセスを持っていないからです。それら2つのアイテムは閲覧のみができます。何故ならそれらは公開されていてPloneのデフォルトワークフローが適応されている（誰もがそれを見る事ができるという意味）ためです。

この例に関する最後の注釈：もしこの「資料」フォルダは公開されていなかった、あるいはMollyが「資料」フォルダについて「閲覧可能」等のいくつかの他の権限を与えられていなかったなら、Mollyは編集するアクセス権が与えられていた資料に完全なURLでアクセスする必要があったでしょう。Ploneにおいて権限は特定の対象に適応されるのです。